MATERIAL REQUIREMENT PLANNING (MRP)

Pengertian Material Requirement Planning (MRP)

Menurut Rangkuti (2007), MRP (Material Requirement Planning) adalah suatu system perencanaan dan penjadwalan kebutuhan materialuntuk produksi yang memerlukan beberapa tahapan proses /fase atau dengan kata lain adalah suatu rencana produksi untuk sejumlah produk jadi yang diterjemahkanke bahan mentah atau komponen yang dibutuhkan dengan menggunakan waktu tenggang sehingga dapat ditentukan kapan dan berapa banyak yang dipesan untuk masing-masing komponen suatu produk yang akan dibuat.

Yamit (1999), menyebutkan bahwa MRP merupakan system yang dirancang secara khusus untuk situasi permintaan bergelombang, yang secara tipikal karena permintaan tersebut dependen.

Tujuan dan Filosofi MRP

System MRP digunakan untuk mengendalikan tingkat persediaan dengan prioritas utamanya pada persediaan item-item dan merencanakan kapasitas system produksi. Dalam MRP terdapat tiga prinsip yaitu :

1. Dalam penentuan persediaan dengan prinsip pemesanan komponen yang tepat, pemesanan dalam jumlah yang tepat dan pemesanan pada waktu yang tepat.
2. Dalam menentukan prioritas meliputi pesanan dengan jatuh tempo yang tepat dan menjaga jatuh tempo yang valid.
3. Dalam penentuan kapasitas meliputi: merencanakan muatan yang lengkap, merencanakan  muatan yang akurat dan merencanakan waktu yang cukup untuk muatan dimasa yang akan datang.

Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa prinsip dari MRP adalah memperoleh material yang tepat pada tempat yang tepat dan diwaktu yang tepat.

Tujuan MRP adalah untuk memperbaiki layanan pelanggan, meminimalkan investasi persediaan dan memaksimalkan efisiensi operasi produksi . Sedangkan filosofi MRP adalah material dipercepat pada saat penundaan jadwal produksi menguntungkan dan ditunda pada saat jadwal ditunda.

Kegunaan MRP

MRP banyak digunakan diberbagai jenis industry yang menggunakan aliran proses intermiten dan tidak termasuk proses kontinyu seperti perusahaan minyak dan baja. MRP sangat bermanfaat pada perusahaan yang beroperasi dalam perakitan dan kurang bermanfaat bagi perusahaan pabrikasi. Disisi lain MRP  kurang menguntungkan digunakan untuk perusahaan yang memiliki jumlah produksi pertahunnya rendah, terutama pada perusahaan yang menghasilkan produk yang mahal dan kompleks dan yang membutuhkan riset dan design. Berdasarkan pengalaman yang ada leadtime menyebabkan terlalu lama dan terjadi ketidakpastian.

MRP juga diterapkan diperusahaan jasa, tetapi jarang sekali bukan karena teknik ini tidak dapat diterapkan tetapi karena pertumbuhan MRP dibatasi oleh item persediaan. System MRP sangat besar kemungkinannya untuk dikembangkan, system ini dapat digunakan untuk mengendalikan sumber daya yang berupa bahan baku, fasilitas, peralatan, dan tenaga kerja dengan baik. System ini dapat mengendalikan itemyang tidak dapat diperbaharui seperti tenaga kerja.

Dengan demikian MRP merupakan asset yang penting dalam produksi jasa, apabila persediaan dalam industry jasa peralatan, ruangan dan personalia, maka metode yang digunakan ini sangat tepat.sebagai contoh rencana ruang operasi, hotel, MPS berupa jadwal konsultasi, BOM berupa kebutuhan peralatan dan personalia, dokter, perawat, ahli ruang operasi dan lain-lain. Catatan persediaan berupa kemampuan sumberdaya dan komitmen mereka terhadap proyek tersebut. Berdasarkan hal tersebut, maka menghasilkan jadwal yang berisi waktu dimulainya operasi, keseluruhan waktu yang diharapkan, kebutuhan bahan dan lain-lain. Kemungkinan yang akan terjadi dimasa depan adalah system MRP dapat diaplikasikan dibidang jasa.

Komponen MRP (Input MRP)

Komponen sistem MRP adalah :

1. Data Persediaan (Inventory Record File) --> Data ini menjadi landasan untuk pembuatan MRP karena memberikan informasi tentang jumlah persediaan bahan baku dan barang jadi yang aman (minimum) serta keterangan lainnya, seperti : (1) kapan kita mendapat kiriman barang; (2) berapa jangka waktu pengiriman barang (lead time); (3) berapa bear kelipatan jumlah pemesanan barang (lot size). Semua keterngan itu mendukung penyusunan MRP yang tepat sehingga sesuai dengan tujuan awalnya untuk merencanakan jumlah dan waktu pesanan bahan baku yang tepat agar proses produksi tidak terlambat.
2. Jadwal Produksi  (Master Production Schedule) --> MPS digunakan untuk mengetahui jadwal masing-masing barang yang akan diproduksi, kapan barang tersebut akan dibutuhkan sehingga dapat kita gunakan sebagai landasan penyusunan MRP.
3. Bill of Material File (BOM) --> BOM digunakan Untuk mengetahui susunan barang yang akan diproduksi, menggunakan bahan apa saja, apakah bahan tersebut langsung kita beli atau kita buat dengan bahan dasar yang lain sehingga jelas dalam menentukan pemesanan bahan-bahan baku agar produksi tetap berjalan lancar.

Proses MRP

Proses MRP merupakan aktivitas yang dilakukan berdasarkan jadwal induk, struktur produk dan file catatan yang tersedia. Adapun kegiatan yang dilakukan adalah dengan mengetahuilead time setiap komponen, menentukan kebutuhan kotor, kebutuhan bersih, persediaan on hand, rancana pemesanan, rencana penerimaan dan rencana realisasi penerimaan.

1. Kebutuhan kotor merupakan jumlah total setiap item yang dibutuhkan untuk memproduksi sejumlah barang tertentu.
2. Lead time. Yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam menghasilkan produknya adalah menentukan kapan barang tersebut dibutuhkan. Apabila waktunya sudah diketahui, maka perusahaan harus pula merancang waktu mulai dari persiapan sampai penyelesaian dimana dalam penyelesaian ini akan berhadapan dengan waktu menunggu, pemindahan, pembelian dan mempersiapkan komponen yang akan dibeli dan waktu untuk kegiatan-kegiatan ini disebut dengan lead time.
3. Jadwal penerimaan merupakan jadwal yang berkaitan dengan penyelesaian dan pengiriman pesanan barang ke konsumen dan jadwal penerimaan pesanan item untuk menghasilkan produk tersebut.
4. Menentukan persediaan yang tersedia di perusahaan (on hand) adaah jumlah persediaan yang masih tersisa di setiap akhir periode yang didasarkan pada keseimbangan, proyeksi kebutuhan dan jadwal penerimaan.

Output MRP

Keluaran MRP adalah informasi yang dapat dgunakan untuk melakukan pengendalian produksi. Keluaran pertama berupa rencana pemesanan yang disusun berdasarkan waktu ancang dari setiap komponen / item. Dengan adanya rencana pemesanan, maka kebutuhan bahan pada tingkat yang lebih rendah dapat diketahui. Selain itu proyeksi kebutuhan kapasitas juga akan diketahui, yang selanjutnya akan memberikan revisi atas perencanaan kapasitas yang dilakukan pada tahap sebelumnya.

Keluaran MRP lainnya adalah :

1. Memberikan catatan pesanan penjadwalan yang harus dilakukan / direncanakan baik dari pabrik maupun dari pemasok.
2. Memberikan indikasi penjadwalan ulang.
3. Memberikan indikasi pembatalan pesanan.
4. Memberikan indikasi keadaan persediaan.

Dengan demikian, pada garis besarnya, MRP bukan hanya menyangkut manajemen material dan persediaan saja, tetap juga mempengaruhi aktivitas perencanaan dan pengendalian produksi sehari-hari di perusahaan.

Keuntungan MRP

Berikut ini adalah beberapa keuntungan menggunakan system MRP :

1. Persediaan , MRP memberikan informasi koordinasi pesanan yang lebih baik untuk komponen-komponen dengan rencana item sehingga jumlah rata-rata persediaan item permintaan independen dapat dikurangi. Perusahaan hanya memesan apa yang dibutuhkan.
2. Produksi , sumberdaya manusia dan modal (kapasitas ) digunakan lebih baik karena informasi MRP menunjukkan adanya penundaan komponen yang disebabkan oleh penting lainnya tidak tersedia. Pengiriman yang lebih memungkinkan dilakukan karena informasinya sangat akurat. MRP juga digunakan untuk memperbaiki arus kerja dan hasilnya dapat mengurangi waktu proses produksi.
3. Penjualan , karena pengiriman dilakukan tepat seperti yang diinginkan oleh konsumen, maka akan terjadi perbaikan kemampuan perusahaan dalam melayani pelanggan dengan melakukan perakitan tepat waktu dan menghilangkan lead time.
4. Perencanaan , MRP dapat merubah jadwal induk berdasarkan evaluasi yang dilakukan dan memberikan fasilitas sistem yang berupa gambar perlengkapan dan kebutuhan fasilitas, rencana tenaga kerja dan pengeluaran pembelian persediaan yang berdasarkan MPS.
5. Pembelian , MRP memberikan saran perubahan jatuh tempo pesanan, sehingga dapat memperbaiki hubungan dengan penjual karena terdapat prioritas riil.
6. Penjualan , MRP menyebanbkan penjadwalan lebih baik karena prioritas pengetahuan.
7. Keuangan , MRP memfasilitasi rencana kebutuhan arus kas yang lebih baik karena identifikasi karena adanya batasan kapasitas dan menghasilkan keputusan modal yang lebih baik 
    

Contoh Aplikasi Material Requirement Planning (MRP)

Contoh Penentuan Lot Size dalam Material Requirement Planning (MRP) Sebuah perusahaan manufaktur hendak menetukan besarnya lot. Berikut ini informasi yang didapat: Cost per komponen atau harga per komponen : 10$ Order atau set-up cost per order (SC) atau biaya pesan per pemesanan : 47$ Carrying Cost/week atau Holding Cost (HC) atau biaya simpan per minggu 10% Kebutuhan bersih minggu ke-1 sebanyak 50 unit, minggu ke-2 sebanyak 60 unit, minggu ke-3 sebanyak 70 unit, minggu ke-4 turun menjadi 60 unit, mingu ke-5 sebanyak 95 unit, minggu ke-6 sebanak 75 unit, minggu ke-7, 60 unit dan minggu ke-8 sebanyak 55 unit. Tentukan metode lot sizing bila alternatif teknik lot sizing yang akan digunakan adalah 1) Lot For Lot (L4L),  2) Economic Order Quantity,  3) Least Total Cost (LTC) dan 4) Least Unit Cost (LUC) Pembahasan Untuk menentukan metode lot sizing mana yang sebaiknya digunakan, dilakukan analisis dampak biaya persediaan dari setiap alternatif teknik lot sizing. Berikut analisis untuk tiap-tiap teknik lot sizing: 1) Lot for Lot (L4L) Yakni suatu teknik penentuan lot size yang jumlahnya sama dengan jumlah pesanan/kebutuhan. Dengan demikian L4L menyusun pesanan yang direncanakan tepat sesuai dengan kebutuhan bersih, memproduksi secara tepat apa yang dibutuhkan setiap minggu, sehingga meminimumkan biaya simpan dan tidak memperhitungkan biaya set up dan keterbatasan kapasitas. Bila contoh soal di atas diselesaikan dengan menggunakan metode L4L, maka Perhitungan dan skedul MRP dengan metode L4L adalah sbb: Minggu Net.R Prod. Quant. End. Inv. HC SC TIC 1 50 50 0 0 47 47 2 60 60 0 0 47 94 3 70 70 0 0 47 141 4 60 60 0 0 47 188 5 95 95 0 0 47 235 6 75 75 0 0 47 282 7 60 60 0 0 47 329 8 55 55 0 0 47 376 Keterangan HC = biaya simpan. Dihitung dengan cara End Inventory x biaya simpan perminggu Misalnya pada minggu pertama End Inventory = 0 dan biaya simpan per minggu = 10% x 10 = 1, maka HC = 0 x 1 = 0 SC = biaya pesan setiap kali pesan. Dihitung dengan cara: product quantity x biaya pesan setiap kali pemesanan Misalnya pada minggu pertama, Net Requirement = 50 dan product quantity = 50 jadi pemesanan hanya dilakukan 1x, sedang biaya pesan setiap kali pemesanan sebesar 47, maka SC = 1 x 47 = 47. Hasil perhitungan sebagaimana terlihat pada tabel di atas menunjukkan bahwa bila digunakan metode L4L, TIC untuk 8 minggu adalah  376 2) Economic Order Quantity Yakni penentuan jumlah lot size dengan menggunakan konsep EOQ yang secara eksplisit menyeimbangkan biaya simpan dan pesan tahunan.Dalam model EOQ permintaan diasumsikan konstan, atau dengan kata lain diperlukan safety stock untuk mengantisipasi variabilitas permintaan. EOQ menggunakan estimasi total permintaan tahunan, stup cost atau order cost, dan holding cost tahunan. EOQ tidak didisain untuk sistim dengan periode waktu yang diskrit seperti halnya MRP. MRP mengasumsikan bahwa kebutuhan telah dipenuhi pada awal periode. Holding cost hanya diperhitungkan pada persediaan akhir, tidak dihitung berdasarkan rata-rata persediaan sebagaimana EOQ. Sementara EOQ berasumsi bahwa penggunaan persediaan didasarkan pada basis kontinyu selama periode. Berdasarkan hal-hal tersebut maka pemecahan contoh sola di atas bila digunakan metode EOQ akan sebagai berikut: Permintaan tahunan berdasarkan kebutuhan 8 minggu = D= (525/8) x 52 = 3.412, 5 unit Holding cost tahunan = H = 0,5% x 10 x 52 = 2,6 Set up cost = S = 47 (tetap)    dengan menggunakan rumus EOQ diperoleh EOQ sebesar 351, sehingga pemesanan pertama kali sebanyak 351 unit selengkapnya skedul pemesanan MRP dengan loot sizing EOQ adalah sebagai berikut: Minggu Net. Req Prod. Quant. Ending. Invent. HC SC TIC 1 50 351 301 15,05 47 62,05 2 60 0 241 12,05 0 74,1 3 70 0 171 8,55 0 82,65 4 60 0 111 5,55 0 88,2 5 95 0 16 0,8 0 89 6 75 351 292 14,6 47 150,6 7 60 0 232 11,6 0 162,2 8 55 0 177 8,85 0 171,05 Keterangan: cara menghitung HC dan SC sama dengan cara menghitung HC dan SC pada teknik L4L Dari perhitungan yang ditunjukkan pada tabel di atas, maka dapat disimpulkan bahwa bila digunakan metoda EOQ, maka TIC akan sebesar 171,05 3) Least Total Cost (LTC) Metode ini merupakan metode penentuan lot size yang dinamis yang menghitung jumlah  komponen yang dipesan dengan membandingkan antara biaya simpan dan biaya pesan untuk berbagai lot size dan memilih lot yang memiliki biaya simpan dan biaya pesan yang hampir sama. Bila lot sizing Jumlah Pembelian dihitung dengan metoda LTC, maka perhitungan dilakukan dengan melakukan simulasi yakni alternatif  pertama setiap minggu memesan sejumlah kebutuhan sehingga minggu 1 memesan 50 dan seterusnya, alternatif kedua kebutuhan minggu 1 dan 2 dipesan sekaligus yakni 110 ( 50+60) ,alternatif ketiga kebutuhan minggu pertama sampai minggu 3 dipesan sekaligus yakni 180 (50+60+70) dst... seperti dalam tabel berikut Minggu Jumlah yang dipesan CC OC TIC Keterangan 1 50 0 47 47 1-2 110 3 47 50 1-3 180 10 47 57 1-4 240 19 47 66 1-5 335 38 47 85 *LTC 1-6 410 56,75 47 103,75 1-7 470 74,75 47 121,75 1-8 525 94 47 141 6 75 0 47 47 6-7 135 3 47 50 6-8 190 8,5 47 55,5 * LTC Dengan demikian pemesanan pertama sebanyak 335 unit untuk memenuhi kebutuhan selama 5 minggu yakni minggu 1 hingga 5. dan kemudian dilakukan reorder sebanyak 190 unit untuk memenuhi kebutuhan selama tiga minggu yakni minggu ke enam hingga minggu ke delapan. Selanjutnya, skedul MRP-nya adalah sebagai berikut: Minggu Net Req Prod. Quant. Ending Invent. HC SC TIC 1 50 335 285 14,25 47 61,25 2 60 0 225 11,25 0 72,5 3 70 0 155 7,75 0 80,25 4 60 0 95 4,75 0 85 5 95 0 0 0 0 85 6 75 190 115 5,75 47 137,75 7 60 0 55 2,75 0 140,5 8 55 0 0 0 0 140,05   Berdasarkan perhitungan di atas, dapat disimpulkan bahwa bila digunakan metoda LTC maka TIC untuk 8 minggu sebesar 140,05 4) Least Unit Cost (LUC) Metode ini juga merupakan metode dinamis yang pemilihan lot didasarkan pada kriteria total biaya  (biaya simpan+biaya pesan) per unit yang terkecil. Dengan menggunakan contoh soal yang sama dengan sebelumnya, maka perhitungan LUC adalah sebagai berikut: Minggu Quant. ordered CC OC TC UC Keterangan 1 50 0 47 47 0,94 1-2 110 3 47 50 0,4545 1-3 180 10 47 57 0,3167 1-4 240 19 47 66 0,2750 1-5 335 38 47 85 0,2537 1-6 410 56,75 47 103,75 0,2530 *LUC 1-7 470 74,75 47 121,75 0,2590 1-8 525 94 47 141 0,2686 7 60 0 47 47 0,7833 7-8 115 2,75 47 49,75 0,4326 *LUC Berdasarkan model LUC pembelian pertama kali dilakukan sebanyak 410 untuk memenuhi kebutuhan minggu pertama hingga minggu keenam. Kemudian pembelian kedua sebanyak 115 untuk memenuhi kebutuhan minggu ke tujuh dan ke delapan. Skedul MRP menjadi sebagai berikut: Minggu Net Req Prod. Quant. Ending Invent. HC SC TIC 1 50 410 360 18 47 65 2 60 0 300 15 0 80 3 70 0 230 11,5 0 91,5 4 60 0 170 8,5 0 100 5 95 0 75 3,75 0 103,75 6 75 0 0 0 0 103,75 7 60 115 55 2,75 47 153,5 8 55 0 0 0 0 153,5 Dari skedul MRP  di atas dapat dilihat bahwa bila pengadaan inventori dilakukan dengan menggunakan model LUC maka total cost untuk delapan minggu sebesar 153,5. Berdasarkan analisis biaya TIC, maka untuk situasi dan kondisi seperti yang ada dalam kasus, penentuan inventori disarankan menggunakan model LUC karena menghasilkan TIC yang terendah . Contoh  Perhitungan Material Requirement Planning (MRP)         Berdasarkan data skedul produksi master diperlukan 1250 Sebuah produk akhir “Z” yang harus diselesaikan dalam waktu 15 minggu. Lead time untuk produk akhir 1 minggu. Untuk membuat 1 unit Z diperlukan 1 unit A. Sementara untuk membuat 1 unit A diperlukan komponen B sebanyak 1 unit. 1 unit B dibuat dengan menggunakan komponen C sebanyak 1 unit. Berikut ini data tentang inventori di tangan (inventory on hand) dan lead time. Komponen Inventory on hand Lead times A 450 4 B 250 1 C 500 2 Diminta Membandingkan kebutuhan bersih atau Net Component Requirement (NCR) yang dihitung dengan  menggunakan cara lama (tradisional) dan dengan menggunakan pendekatan MRP! Membuat bagan product structure tree! Menentukan kapan dilakukan pemesanan untuk tiap-tiap komponen agar produk akhir dapat diselesaikan tepat pada waktunya! Membuat skedul MRP dimana lot sizing dengan menggunakan teknik L4L atau jumlah pemesanan sesuai dengan kebutuhan bersih! Pembahasan Membandingkan kebutuhan bersih atau Net Component Requirement (NCR) yang dihitung dengan  menggunakan cara lama (tradisional) dan dengan menggunakan pendekatan MRP NCR yang dihitung dengan cara lama: NCR sama dengan jumlah komponen yang diperlukan untuk memenuhi permintaan produk akhir dikurangi persediaan komponen, sehingga: Komponen Jumlah komponen untuk membuat 1250 produk akhir Jumlah persediaan NCR A 1250 450 800 B 1250 250 1000 C 1250 500 750 NCR dihitung dengan pendekatan MRP NCR sama dengan kebutuhan kotor komponen dikurang skedul penerimaan (scheduled receipts) dikurangi persediaan komponen, sehingga: Komponen Gross component requirement Scheduled receipts Number of components in inventory NCR A 1250 0 450 800 B 800 0 250 550 C 550 0 500 50 Membuat bagan product structure tree Berdasarkan informasi tentang pembuatan produk akhir berikut jenis dan jumlah komponen-komponen yang diperlukan untk membuat produk akhir, maka dapat disusun pohon struktur produk sebagai berikut: Menentukan kapan dilakukan pemesanan untuk tiap-tiap komponen agar produk akhir dapat diselesaikan tepat pada waktunya Produk akhir harus sudah tiba dalam minggu 15 , sementara lead timenya 1 minggu, maka produk akhir harus sudah seleai paling lambat akhir minggu ke-14 (=15-1). Total lead time semua komponen penyusun produk akhir adalah 7 minggu, sehingga skedul untuk periode ke depan produk akhir harus sudah dikirim pada minggu ke-21(=14+7). Oleh karena pada minggu ke-21 harus sudah tiba ke konsumen , sementara lead time produk akhir 1 minggu maka produk tersebut harus sudah selesai paling lambat akhir minggu ke 20 (=21-1). Dengan demikian saat pemesanan masing-masing komponen dapat ditentukan sebagai berikut: Komponen A selesai dikirim minggu ke 20 Lead time A           4 (-) Saat pemesanan A minggu ke 16 Komponen B selesai dikirm minggu ke 16 Lead time B 1(-) Saat pemesanan B minggu ke 15 Komponen C selesai dikirim minggu ke 15 Lead time C 2(-) Saat pemesanan C minggu ke 13 Membuat skedul MRP Setelah menghitung NCR, membuat pohon struktur produk dan menentukan saat produk akhir harus selesai serta saat pemesanan komponen harus dilakukan maka dapat dibuat skedul MRP dengan mengikuti format sbb: Komp Ketr. Minggu 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Z Lt=1 Gross requirement 1250 Scheduled receipts 0 On-hand inventory 0 NCR 1250 Planned order release 1250* A Lt=4 Gross requirement 1250 Scheduled receipts 0 On-hand inventory 450 NCR 800 Planned order release 800* B Lt=1 Gross requirement 800 Scheduled receipts 0 On-hand inventory 250 NCR 550 Planned order release 550* C Lt =2 Gross requirement 550 Scheduled receipts 0 On-hand inventory 500 NCR 50 Planned order release 50*                                 Keterangan: * saat pemesanan dan jumlah yang dipesan.