PRODUCTION PLANNING AND INVENTORY CONTROL

 

 

PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PRODUKSI 

(PRODUCTION PLANNING AND INVENTORY CONTROL)

 

 

A. Definisi Perencanaan dan Pengendalian Produksi

Perencanaan dan pengendalian produksi merupakan salah satu fungsi yang terpenting dalam usaha mencapai tujuan perusahaan. Yang dimaksud dengan perencanaan dan pengendalian produksi yaitu merencanakan kegiatan-kegiatan produksi, agar apa yang telah direncanakan dapat terlaksana dengan baik. Perencanaan produksi adalah aktivitas untuk menetapkan produk yang diproduksi, jumlah yang dibutuhkan, kapan produk tersebut harus selesai dan sumber-sumber yang dibutuhkan. Pengendalian produksi adalah aktivitas yang menetapkan kemampuan sumber-sumber yang digunakan dalam memenuhi rencana, kemampuan produksi berjalan sesuai rencana, melakukan perbaikan rencana. Tujuan utamanya adalah memaksimumkan pelayanan bagi konsumen, meminimumkan investasi pada persediaan, perencanaan kapasitas, pengesahan produksi dan pengesahan pengendalian produksi, persediaan dan kapasitas, penyimpanan dan pergerakan material, peralatan, routing dan proses planning, dan sebagainya.

B. Tujuan dan Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Produksi

 

1. Tujuan perencanaan dan pengendalian produksi

Tujuan perencanaan dan pengendalian produksi adalah sebagai berikut:

a. Mengusahakan agar perusahaan dapat berproduksi secara efisien dan efektif.

b. Mengusahakan agar perusahaan dapat menggunakan modal seoptimal mungkin.

c. Mengusahakan agar pabrik dapat menguasai pasar yang luas.

d. Untuk dapat memperoleh keuntungan yang cukup bagi perusahaan.

2. Fungsi perencanaan dan pengendalian produksi

Fungsi dari perencanaan dan pengendalian produksi adalah:

a. Meramalkan permintaan produk yang dinyatakan dalam jumlah produk sebagai fungsi dari waktu.

b. Memonitor permintaan yang aktual, membandingkannya dengan ramalan permintaan sebelumnya dan melakukan revisi atas ramalan tersebut jika terjadi penyimpangan.

c. Menetapkan ukuran pemesanan barang yang ekonomis atas bahan baku yang akan dibeli.

d. Menetapkan sistem persediaan yang ekonomis.

e. Menetapkan kebutuhan produksi dan tingkat persediaan pada saat tertentu.

f. Memonitor tingkat persediaan, membandingkannya dengan rencana persediaan, dan melakukan revisi rencana produksi pada saat yang ditentukan.

g. Membuat jadwal produksi, penugasan, serta pembebanan mesin dan tenaga kerja yang terperinci.

C. Tingkatan Perencanaan dan Pengendalian Produksi

Sistem pengendalian dan perencanaan produksi terbagi ke dalam tiga tingkatan:

1. Perencanaan jangka panjang (long range planning)

Perencanaan ini meliputi kegiatan peramalan usaha, perencanaan jumlah produk dan penjualan, perencanaan produksi, perencanaan kebutuhan bahan, dan perencanaan finansial.

2. Perencanaan jangka menengah (medium range planning)

Perencanaan jangka menengah meliputi kegiatan berupa perencanaan kebutuhan kapasitas (capacity reqiurement planning), perencanaan kebutuhan material (material requirement planning), jadwal induk produksi (master production schedule), dan perencanaan kebutuhan distribusi (distribution requirement planning).

3. Perencanaan jangka pendek (short range planning)

Perencanaan jangka pendek berupa kegiatan penjadwalan perakitan produk akhir (final assembly schedule), perencanaan dan pengendalian input-output, pengendalian kegiatan produksi, perencanaan dan pengendalian purchase, dan manajemen proyek.

Kegiatan perencanaan dan pengendalian produksi meliputi:

1. Peramalan kuantitas permintaan
2. Perencanaan pembelian/pengadaan: jenis, jumlah, dan waktu
3. Perencanaan persediaan (inventory): jenis, jumlah, dan waktu
4. Perencanaan kapasitas: tenaga kerja, mesin, fasilitas
5. Penjadwalan produksi dan tenaga kerja
6. Penjaminan kualitas
7. Monitoring aktivitas produksi
8. Pengendalian produksi
9. Pelaporan dan pendataan

D. Pengertian Sistem Manufaktur

Istilah manufaktur banyak digunakan di kalangan industri dan akademis, namun pengertian manufaktur masih rancu hingga saat ini. Pengertian mengenai manufaktur yaitu sebagai berikut :

1. Manufaktur (manufacturing) adalah kumpulan operasi dan aktivitas yang saling berhubungan untuk membuat suatu produk, meliputi : Perancangan produk, pemilihan material, perencanaan proses, perencanaan produksi, produksi, inspeksi, manajemen, dan pemasaran.

2. Produksi (manufacturing production) adalah serangkaian proses yang dilakukan untuk membuat produk.

3. Proses produksi manufaktur (manufacturing process) adalah aktivitas sistem manufaktur terkecil yang dilakukan untuk membuat produk, yaitu proses permesinan maupun proses pembentukan lainnya.

4. Rekayasa manufaktur (manufacturing engineering) adalah kegiatan perancangan, operasi, dan pengendalian proses manufaktur.

5. Sistem manufaktur (manufacturing system) adalah suatu organisasi yang melaksanakan berbagai kegiatan manufaktur yang saling berhubungan, dengan tujuan menjembatani fungsi produksi dengan fungsi-fungsi lain di luar fungsi produksi, agar dicapai performansi produktivitas total sistem yang optimal, seperti : waktu produksi, ongkos, dan utilitas mesin. Aktivitas sistem manufaktur termasuk perancangan, perencanaan, produksi, dan pengendalian. Fungsi lain di luar sistem manufaktur, yaitu: akuntansi, keuangan, dan personel.

E. Klasifikasi Sistem Manufaktur

Terdapat berbagai klasifikasi sistem manufaktur, antara lain:

1. Tipe produksi

Bertrand, Wortman & Wijngaard (1990) mengklasifikasikan sistem manufaktur berdasarkan tipe produksi menjadi 4 kategori, yaitu:

a. Make to Stock (MTS)

Pada strategi MTS, persediaan dibuat dalam bentuk produk akhir yang siap dipak. Siklus dimulai ketika perusahaan menentukan produk, kemudian menentukan kebutuhan bahan baku, dan membuatnya untuk disimpan. Konsumen akan memesan produk jika harga dan spesifikasi produk sesuai dengan kebutuhannya. Operasi difokuskan pada kebutuhan pemenuhan tingkat persediaan dan order yang tidak diidentifikasi pada proses produksi. Sistem produksi mengembangkan tingkat persediaan yang didasarkan pada order yang akan datang, bukan pada order sekarang. Pada strategi ini, resiko persediaan lebih besar. Contoh produk: makanan, minuman, mainan, dan lain-lain.

b. Assemble to Order (ATO)

Strategi ATO, semua subassembly masuk pada persediaan. Ketika order suatu produk datang, perusahaan dapat dengan cepat merakit komponen menjadi produk jadi. Strategi ini digunakan oleh perusahaan yang mempunyai produk modular, yang dapat dirakit menjadi beberapa produk akhir. Strategi ini mempunyai ’moderate risk’ terhadap investasi persediaan. Operasi lebih difokuskan pada modul atau part. Contoh produk: automobile, elektronik, komputer komersil, restoran fast food yang menyediakan beberapa paket makanan, dan lain-lain.

c. Make to Order (MTO)

Strategi MTO mempunyai persediaan tetapi hanya dalam bentuk desain produk dan beberapa bahan baku standar, sesuai dengan produk yang telah dibuat sebelumnya. Aktivitas proses berdasarkan order konsumen. Aktivitas proses dimulai pada saat konsumen menyerahkan spesifikasi produk yang dibutuhkan dan perusahaan akan membantu konsumen menyiapkan spesifikasi produk, beserta harga dan waktu penyerahan. Apabila telah dicapai kesepakatan, maka perusahaan akan mulai membuat komponen dan merakitnya menjadi produk dan kemudian menyerahkan kepada konsumen. Pada strategi ini, resiko terhadap investasi persediaan kecil, operasionalnya lebih fokus pada keinginan konsumennya. Contoh produk: komponen mesin, komputer untuk riset, dan lain-lain.

d. Engineering to Order (ETO)

Dalam ETO, tidak ada persediaan. Produk belum dibuat sebelum ada order. Ketika order datang, perusahaan akan mengembangkan desain produk berserta waktu dan biaya yang diperlukan. Apabila rancangannya disetujui konsumen, maka produk baru dibuat. Strategi ini tidak mempunyai resiko (zero risk) persediaan. Dan cocok untuk produk baru atau unik. Misalnya: Kapal, komputer untuk militer, prototype mesin baru, dan lain-lain. Operasi lebih difokuskan pada spesifikasi order dari konsumen daripada partnya itu sendiri. 

 

              Tabel 1.1. Karakteristik Berbagai Sistem Manufaktur 

 

Karakteristik	MTS	ATO	MTO	ETO
Produk	Standard	Keluarga produk tertentu	Tidak punya keluarga produk, customized	Customized total
Kebutuhan produk	Dapat diramalkan			Tidak dapat diramalkan
Kapasitas	Dapat direncanakan			Tidak dapat direncanakan
Waktu produksi	Tidak penting bagi pelanggan	Penting	Penting	Sangat penting
Kunci persaingan	Logistik	Perakitan akhir	Fabrikasi, perakitan akhir	Seluruh proses
Kompleksitas Operasi	Distribusi	Perakitan	Manufaktur komponen	Engineering
Ketidakjelasan Operasi	Terendah			Tertinggi
Fokus manajemen puncak	Marketing/distribusi	Inovasi	Kapasitas	Kontrak order pelanggan
Fokus manajemen menengah	Kontrol stock	MPS dan order pelanggan	Shop floor control, pelanggan	Manajemen proyek

 

a. Sistem Manufaktur MTO-repetitif

Sistem manufaktur Make to Order (MTO) adalah sistem manufaktur yang beroperasi berdasarkan pesanan. Sistem manufaktur ini dibagi lagi menjadi MTO non-repetitif dan MTO repetitif. Beberapa parameter yang membedakan kedua sistem MTO ini dapat dilihat pada tabel 1.2 di bawah ini.

Tabel 1.2. Perbedaan antara Sistem Produksi MTO Repetitif & Non-Repetitif

	MTO Repetitif	MTO Non-Repetitif
Karakteristik pesanan	Pesanan berulang dalam waktu singkat	Pesanan tidak berulang atau berulang dalam jangka panjang
Tindakan untuk mengulang setup	Dilakukan dengan meningkatkan efisiensi setup dan mengatur order yang akan diproses	Dilakukan dengan meningkatkan efisiensi setup

 

Kedua sistem MTO ini umumnya memiliki sistem produksi job shop, agar bisa mengakomodasikan order dengan ukuran yang kecil dan spesifikasi setiap order yang berbeda. Akan tetapi, untuk beberapa sistem manufaktur MTO yang berperan sebagai sub-kontraktor dapat memiliki sistem produksi flow shop, karena adanya kesamaan proses dalam sistem order yang diterima, misalnya sub-kontraktor produk semi konduktor, perusahaan pembuat tirai alumunium untuk jendela rumah dengan berbagai ukurannya, dan pabrik pengolahan karet alami.

Sistem produksi flow shop umumnya merupakan sistem produksi untuk sistem manufaktur make to stock (MTS) yang cenderung untuk memproduksi produk-produk dalam jumlah besar dan variasi yang sedikit. Pada sistem manufaktur MTS, peningkatan performansi stasiun kerja dilakukan dengan memeperbaiki cara kerja yang dilakukan di setiap stasiun. Sistem manufaktur MTO dapat juga memiliki sistem produksi flow shop, tetapi peningkatan performansi stasiun kerja tidak hanya dilakukan dengan memperbaiki cara kerja melainkan juga dengan mengatur urutan order-order yang akan diproses. Parameter-parameter lain yang membedakan sistem MTO repetitif dengan sistem MTS dapat dilihat pada tabel 1.3.

 

Tabel 1.3. Perbedaan antara Sistem Manufaktur MTO Repetitif 

 

Flow Shop dan Make to Stock Flow Shop

	MTO Repetitif Flow Shop	MTS Flow Shop
Respons terhadap fluktuasi demand	Memperkecil waktu penyelesaian	Mencari jumlah inventori yang sesuai
Persediaan produk jadi	Tidak ada (siklus pemesanan besar)	ada
Saat mulai proses produksi	Jika ada pesanan	Sesuai hasil peramalan
Jumlah yang diproduksi	Tergantung jumlah pesanan	Sesuai hasil perencanaan produksi
Perencenaan produksi	Perencanaan kapasitas	Perencanaan jumlah yang diproduksi

 

Pada bagian sebelumnya telah dijelaskan bahwa sistem produksi untuk sistem manufaktur MTO dapat berupa job shop maupun flow shop yang ditentukan oleh karakteristik urutan pengertian setiap order. Sistem MTO repetitif memiliki sistem produksi job shop, apabila urutan pengerjaannya tidak mengikuti suatu aliran urutan pengerjaan tertentu, sedangkan sistem produksi flow shop diterapkan jika urutan pengerjaan setiap order mengikuti urutan pengerjaan tertentu. Sistem MTO repetitif job shop dengan urutan pengerjaan yang tidak mengikuti aliran tertentu mempunyai variasi urutan pengerjaan yang lebih tinggi dibandingkan MTO repetitif flow shop, sehingga perkiraan saat order akan diproses di stasiun kerja tertentu untuk MTO repetitif job shop akan relatif lebih komplek dibandingkan dengan MTO repetitif flow shop.

2. Volume produksi

Bedworth & Bailey, 1987 mengklasifikasikan sistem manufaktur menjadi 3 kategori, yaitu:

a. Produksi massa

Laju serta tingkat produksi pada produksi massa umumnya tinggi, permintaan terhadap produk yang dihasilkan tinggi, dan peralatan umumnya mempunyai fungsi khusus. Keahlian tenaga kerja tidak terlalu tinggi sebagai akibat dari fungsi peralatan yang khusus.

b. Produksi batch

Ukuran lot produksi adalah medium. Tujuan dilakukannya produksi batch adalah untuk memenuhi kebutuhan konsumen terhadap produk-produk yang diperlukan secara kontinu. Peralatan umumnya mempunyai fungsi umum tetapi dirancang untuk tingkat produksi yang tinggi.

c. Produksi job shop

Tingkat produksi rendah, peralatan mempunyai fungsi umum, keahlian yang diperlukan tenaga kerja cukup tinggi, biasanya membuat berdasarkan pesanan.

3. Aliran produksi

Fogarty et al. (1991) mengklasifikasikan sistem manufaktur berdasarkan aliran proses menjadi 3 tipe disain manufaktur tradisional, yaitu:

a. Fixed Site (Project)

Pada tipe project, material, tools, dan personel dialokasikan pada produk yang dibuat. Secara ekstrim dikatakan bahwa tidak ada aliran produk pada tipe ini, tetapi masih terdapat urutan operasi. Bentuk operasi pada project digunakan ketika terdapat kebutuhan khusus/spesial yang memerlukan kreativitas dan keunikan. Hal ini sulit diotomasikan pada proses manufaktur, karena hanya dilakukan satu kali. Project memerlukan biaya tinggi dengan perencanaan dan pengendalian yang sulit, sebab berat pada tahap definisi initial dengan tingkat perubahan-perubahan dan inovasi yang tinggi.

b. Job Shop (Jumbled Flow)

Pada proses job shop, man dan machine dikelompokkan menjadi stasiun kerja (semua bor pada satu stasiun kerja, gerinda, dan sebagainya). Aliran produk dan job hanya pada stasiun kerja yang dibutuhkan. Keuntungannya, dengan mesin yang berfungsi umum (general-purpose equipment) dan operator berketerampilan tinggi membuat proses manufaktur job shop fleksibel dalam merespon perubahan disain dan volume pesanan konsumen. Kerugiannya, tidak efisien.

c. Flow Shop, meliputi: small batch line flow, large batch (repetitive) line flow, dan continuous line flow.

Flow Shop disusun dari stasiun kerja dalam urutan operasi untuk membuat produk. Semua produk mengikuti standar produk yang ditentukan. Lintas rakitan automobile merupakan contoh bagus untuk proses flow shop.

3 tipe flow shop adalah:

1) Small-Batch Line Flow, mempunyai semua karakter flow shop, tetapi tidak semua memproses produk yang sama secara terus menerus. Memproses beberapa produk dengan ukuran batch kecil, dengan kebutuhan setup per batch. Digunakan ketika biaya proses bisa dipertimbangkan, permintaan part rendah, dan non-diskrit. Contohnya adalah farmasi.

2) Large-Batch (Repetitive) Line Flow, memproduksi produk diskrit dalam volume besar tetapi tidak kontinu.

3) Continuous Line Flow merefer pada proses kontinu dari fluida, bedak, logam, dan lain-lain. Biasa digunakan pada industri gula, minyak, dan logam lainnya.

Tabel 1.4. Karakteristik Proses

	Job Shop	Batch Flow	Small-Batch Line Flow	Large-Batch (Repetitive)	Continuous
Kelebihan	Kualitas tinggi	Kualitas tinggi	Kualitas tinggi	Biaya bersaing	Biaya rendah
Variasi	Fleksibilitas tinggi	Fleksibilitas sedang	Fleksibilitas sedang	Fleksibilitas rendah	Standard
Implikasi	Biaya tinggi	Biaya tinggi	Biaya sedang	Otomasi	Otomasi
Permesinan	Berfungsi umum	Berfungsi umum	Berfungsi umum	Berfungsi khusus	Berfungsi khusus
Strategi	Make to Order	Assemble to Order	Assemble to Order	Make to Stock	Make to Stock

Sumber: Fogarty, 1991

4. Tata letak (lay out)

Groover, (1987) mengklasifikasikan sistem manufaktur berdasarkan tata letak menjadi 3 kategori, yaitu:

a. Fixed position layout

Fixed position layout disebut juga layout dengan posisi tetap. Artinya pengaturan fasilitas produksi dalam membuat produk, dengan meletakkan produk yang dibuat tetap atau tidak dipindah-pindah. Mesin, karyawan, dan fasilitas produksi lain yang berpindah mengelilingi produk yang dikerjakan sesuai dengan kebutuhan. Contoh: pembuatan produk pesawat terbang, kapal laut, dan lain-lain.

b. Process layout

Process layout disebut juga layout fungsional. Artinya pengaturan letak fasilitas produksi di dalam pabrik didasarkan atas fungsi bekerjanya setiap mesin atau fasilitas produksi yang ada. Mesin atau fasilitas yang memiliki fungsi yang sama dikelompokkan dan diletakkan pada tempat yang sama. Layout ini biasanya digunakan untuk membuat barang yang beragam. Dalam layout ini arus barang selalu berubah, tergantung pada kebutuhan mesin yang digunakan untuk membuat suatu produk. Contoh: berbagai produk dan besi.

c. Product flow layout

Product flow layout disebut juga layout garis. Artinya pengaturan letak mesin-mesin atau fasilitas produksi dalam suatu pabrik didasarkan atas urut-urutan proses produksi dalam membuat suatu produk. Produk yang dikerjakan setiap hari selalu sama dan arus produk yang dikerjakan juga selalu sama, seolah-olah menyerupai garis, meskipun tidak selalu berupa garis lurus. 

F. Strategi Perencanaan dan Pengendalian Produksi 

 

Perencanaan (planning) merupakan tahap awal dalam manajemen, yaitu menentukan tujuan terukur dan memutuskan cara pencapaiannya. Sehingga planning merupakan awal dari pelaksanaan dan pengendalian. Tanpa perencanaan, maka tidak akan ada dasar pelaksanaan dan evaluasi pencapaian hasil. Pelaksanaan (execution) adalah pelaksanaan dari rencana dan pengendalian merupakan proses membandingkan antara hasil aktual dengan hasil yang diharapkan dan memutuskan langkah berikutnya. Planning, execution, dan control merupakan proses iteratif yang seharusnya dilakukan secara terus menerus.

Hirarki perencanaan meliputi:

1. Issues perencanaan strategis

a. Perencanaan produk yang akan dibuat

b. Perancangan sistem manufaktur

2. Issues perencanaan taktis

a. Perincian rencana strategis

b. Disagregasi rencana agregat

c. Penentuan planned order releases

3. Issues perencanaan pelaksanaan

a. Dispaching planned order releases

b. Day-by-day basis

c. Minimizing manufacturing lead time and work in process

G. Proses Manufaktur Baru

Sekarang telah berkembang disain proses manufaktur baru, yaitu:

1. Flexible Manufacturing System (FMS)

Flexible Manufacturing System (FMS) adalah disain proses manufaktur yang bersifat fleksibel dan dikontrol dengan menggunakan komputer. Minimal ada 3 komputer yang harus ada dalam Flexible Manufacturing System (FMS).

a. Adanya rangkaian proses produksi yang terdiri atas beberapa macam pusat kerja dan diatur dengan menggunakan komputer. Biasanya dengan CNC Machines.

b. Pengangkutan barang dilakukan secara otomatis, biasanya dengan AGV atau Automated Guided Vehicles.

c. Bongkar muat dan pengambilan barang dilakukan secara otomatis, biasanya dengan AS/AR atau Automated Storage and Retreival System.

2. Agile Manufacturing System (AMS)

AMS merupakan perusahaan yang akan mencapai keuntungan yang dicapai FMS tetapi tanpa otomasi intensif. AMS lebih merupakan sebuah filosofis dibanding sekumpulan hardware. Dalam satu industri, AMS biasa akan menggunakan JIT (Just in Time), pada shop floor pada saat eksekusi, sebab teknologinya dapat dipakai dengan biaya yang efektif (cost efective). Secara umum, AMS merupakan sistem manufaktur yang mempunyai kapabilitas yang lengkap dalam merespon permintaan konsumen.

Beberapa bagian dalam sistem manufaktur masa depan antara lain:

1. EDI (Electronic Data Interchane) adalah sistem informasi dengan menggunakan komputer yang dihubungkan dengan telepon atau alat komunikasi yang lain.

2. CAD (Computer Aided Design) adalah pembuatan disain produk dengan menggunakan bantuan komputer. Dengan bantuan komputer dapat dibuat gambar disain dengan mudah serta perhitungan penggunaan bahan, daya tahan produk, dan informasi lain yang berhubungan dengan desain produk yang dibuat.

3. CAM (Computer Aided Manufacturing) adalah penggunaan komputer untuk merencanakan, mengatur, dan mengontrol kerja mesin, alat-alat, dan arus produk dalam proses produksi.

4. CAPP (Computer Aided Process Planning) adalah penggunaan komputer untuk proses perencanaan yang berhubungan dengan pembuatan suatu produk.

5. CAI (Computer Aided Inspection) adalah penggunaan komputer untuk melakukan pemeriksaan produk jadi sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan.